Blog

¿Cómo desarrollar eventos exitosos?

Diseñar una experiencia requiere poner en práctica una serie de pasos que te ayudarán a que tu evento sea memorable de principio a fin.

La planificación, la organización y un excelente equipo detrás, serán las claves para que la ejecución sea destacable y así, el día del evento todo transcurra de la mejor manera posible.

Diseñar eventos es una fortaleza que se construye con los años. En nuestra agencia nos iniciamos en este fabuloso mundo hace mucho tiempo y nuestro camino nos ha permitido trabajar en nuestro país y en el exterior, para crear pequeños, medianos y grandes eventos. Cada evento, a medida y según las necesidades del cliente.

Para desarrollar un evento, nos gusta trabajar siguiendo tres etapas muy importantes: pre evento, evento y post evento.

Fase 1. Pre-evento

En esta primera fase es fundamental definir cuál es el objetivo del evento, ¿cuál es la finalidad de su realización? ¿qué tipo de evento se puede crear? ¿para quién está diseñado? ¿cuáles son los resultados esperados? y ¿qué presupuesto hay?

Con base en estas preguntas, los diseñadores de eventos comienzan a crear una propuesta conceptual creativa, identifican y cotizan los diferentes proveedores y equipos esenciales para crear el evento. En esta etapa también se crea la propuesta gráfica y de marketing a partir de invitaciones, publicidad o promoción estratégica si el evento lo requiere.

Fase 2. Evento – ejecución

El día del evento, todos los proveedores y servicios coordinados comienzan a hacer su trabajo. Requerirá un seguimiento muy minucioso de cada una de las actuaciones desde el montaje, hasta que se inicia el evento, así como cuando finaliza y se realiza su desmontaje. Para que la ejecución sea impecable, se recomienda tener una lista de verificación y un cronograma de acción detallado de absolutamente todas las actividades y personas involucradas.

Nuestro equipo es experto en los detalles y son precisamente los detalles los que marcan la diferencia en cualquier experiencia. Buscamos superar las expectativas del cliente y además, en la fase previa, hemos planificado escenarios de posibles imprevistos para estar preparados en todo momento.

Cuando llega el día del evento, todos los meses de trabajo y coordinaciones proyectadas se hacen realidad.

Fase 3. Post-evento

Una vez concluido el evento se inicia el proceso de desmontaje, evaluación y reporte de todos los detalles, así como del presupuesto ejecutado. Es importante en esta fase agradecer a la audiencia que asistió y mantener comunicación con esa audiencia después de la experiencia. Para finalizar, se miden los resultados y se definen las mejoras que se pueden implementar en el futuro.

#eventos #diseño #experiencias

Referencias: Blog de Eventbrite